¿Los pedidos se acumulan, los despachos se demoran o los errores de stock te generan reclamos? Son problemas comunes en el retail, especialmente a partir del "boom" del eCommerce y el acceso a productos desde cualquier parte del mundo. Crecer en ventas también significa crecer en complejidad para almacenamiento y distribución. Seguir gestionando pedidos con metodologías que no escalan ya no es una opción.
En esta entrada contamos casos reales donde ayudamos a empresas de retail a mejorar la velocidad de despacho y reducir errores en la gestión de pedidos, usando Odoo como sistema de gestión y Codize como aplicación a medida para las necesidades puntuales de cada operación.
Cómo Odoo y Codize reducen errores de despacho
Esto es algo muy común y lo sabemos de verlo todo el tiempo. Cuando un negocio de retail empieza a tener muchos pedidos al día o un inventario muy grande, la capacidad de administración de los mismos disminuye. Es lógico, y para algo se inventaron los códigos de barra y los QR, para que los errores humanos sean casi nulos. Aun así, una tecnología por si sola no es suficiente, importa -y mucho- las herramientas de captura y de gestión que hay detrás.
Odoo es un sistema de gestión que mantiene el inventario de forma estricta. Si hay más de un depósito y múltiples almacenes, se debe elegir de donde se descuenta el producto o a donde ingresa la mercadería; incluso trabajando con lotes. Esto evita que se venda algo que no hay, o permite vender por adelantado sin frenar la operación.
Por su parte, Codize es el motor en formato App que permite construir ese puente con Odoo. Y hay que ser honestos: Odoo es un sistema de gestión excelente pero sus herramientas a nivel aplicaciones dejan mucho que desear. Codize permite construir una App a la medida que la empresa necesite, y esto no es poco. No todas la operaciones de retail se almacenan de la misma manera, o tienen el mismo hardware (esto es importante porque Codize funciona en Android, iOS, web tradicional y escritorios, hasta RasPi). Si bien somos partidarios de tratar de ajustarse a un esquema de trabajo propuesto por Odoo -las conocidas buenas prácticas- también es verdad que hay flujos ya armados muy dificiles de cambiar o con necesidades específicas, ahi entra Codize, basándonos en Codize Pick, pensando justamente en esos flujos de picking.
Cómo escalar la gestión de pedidos con Odoo y Codize
Esto es un caso real, que mencionaré más en detalle en otra entrada. Cliente de venta directa, detecta que su crecimiento en ventas vía eCommerce se dispara, pero solo tiene capacidad para preparar 100 pedidos por día. Esto le empieza a producir demoras en las entregas, haciendo que muchos clientes tengan que esperar más tiempo para hacer otro pedido. Desarrollan sobre Odoo una mejora integral para gestionar de forma más eficiente las cajas donde entregan la mercadería (por flujos internos los picking del sistema como vienen no les servían). Se encuentran con un problema muy concreto: en cada paquete podía ir una cantidad muy diversa de productos, y esos productos se encontraban en un depósito enorme, requiriendo que el operador se desplace de una punta a la otra del depósito. La mayor pérdida de tiempo se daba en esos casos, ya que al no tener un orden tenían que recorrer varias veces el mismo depósito para terminar el pedido. Ahí entra Codize como solución, con una app a medida que ordenaba los productos según una categoría interna, la misma que usaban para ordenar los productos en las estanterías; se le sumó a eso la conexión a una pistola lectora de códigos de barra, con la cual podían reducir errores y al confirmar el picking se generaba un reporte con los productos solicitados que no estaban en inventario (para de esa forma ya empezar a reponer). De manera sustancial, pasaron a poder manejar picos de pedidos de 600 al día.
Menos errores, despachos más rápido
El núcleo de todo el asunto para despachar mercadería a una velocidad mayor tiene que ver siempre con el manejo de los errores. Nos pasó en casos muy específicos de venta de electrónica, especialmente componentes de PC. En ese rubro el problema suele ser el conocimiento de cada componente, la variedad de marcas y las compatibilidades. Un operador armando 200 pedidos por día puede fácilmente confundir una memoria RAM DDR4 de una DDR5, y los pedidos que se devuelven suman un costo muy elevado a la empresa, sin contar la baja de confianza que produce en el consumidor. Odoo ofrece la salida de mercadería en dos y hasta tres pasos, algo importante para mantener el control de cada producto que ingresa en una caja; aun así no es suficiente.
Una vez que el pedido entra en preparación, sale de la lógica de Odoo para entrar en el "mundo real"; y la realidad es mucho más cruda. El complemento de herramientas como Codize Pick se vuelve fundamental para que el operario que tiene que armar el paquete pueda asegurarse que el producto en Odoo es el mismo que el que tiene en sus manos, solo por escanear un código.